Come formulare correttamente un preventivo per proporre il tuo spettacolo

Un buon preventivo non è solo “un prezzo”: è il documento che fa capire al cliente cosa sta acquistando, con quali condizioni, e soprattutto mette tutti al riparo da fraintendimenti.

Inoltre se chiedi una “firma per accettazione” diventa un contrattino basico che ti tutela.

Se sei socio della Cooperativa Esibirsi, c’è un vantaggio enorme: non devi improvvisare né inseguire il cliente con file diversi.

Tu prepari i dati e una bozza, la mandi a noi:

• la verifichiamo (coerenza, inquadramento, voci, IVA, condizioni)
• la trasformiamo in un preventivo “pulito” su carta intestata Esibirsi
• e lo inviamo noi al cliente che ci indicherai (mail/PEC, come serve).

Così il preventivo esce già corretto e professionale, e la trattativa fila più liscia.

La regola base: il preventivo deve essere chiaro e completo

Un preventivo efficace risponde subito a 5 domande:

1. Che cosa stai offrendo (concerto, DJ set, spettacolo, animazione, laboratorio…)
2. Numero componenti e Nome e cognome di tutti (quando è una band meglio specificarlo così troveranno poi corrispondenza con gli artisti lavoratori impiegati e relativo materiale che ne certifica la regolarizzazione anche in caso di controlli futuri (agibilità/esenzione e descrizione in fattura)
3. Dove e quando (data, orari, location, comune)
4. Quanto dura e cosa include (set, bis, strumentazione…specificando se ci sono forniture esterne come per esempio il service audio luci)
5. Quanto costa (con struttura economica corretta ovvero imponibile + IVA – MAI PARLARE DI NETTO che non vuol dire nulla!)
6. A quali condizioni (validità dell’offerta, modalità e tempistiche di pagamento, eventuali extra)
7. Richieste (cena, stanza per cambiarsi, eventuale alloggio, altro)

Più sei preciso, meno rischi discussioni dopo. Più sei preciso ed i dettagli sono “incrociabili” e più tranquillo puoi stare anche in caso di controlli futuri in capo al locale/organizzatore.

Struttura consigliata del preventivo (schema pronto)

Ecco lo schema che funziona quasi sempre:

1. A) Oggetto della prestazione

• Titolo (es. “Concerto live – Band X”)
• Descrizione breve (genere, numero set, durata, componenti)

B) Dati evento

• Data
• Nome cliente (e spazio per la compilazione da parte sua dei dati se non sono già in vostro possesso – indirizzo sede legale, P.IVA/C.F., legale rappresentante
• Orari (inizio/fine)
• Luogo dove si terrà l’evento (la location non è detto corrisponda all’indirizzo della sede legale del cliente)

C) Cosa è incluso

• Performance (es. 2 set da 60’)
• Eventuali prove/sopralluogo (se previste)
• Montaggio/smontaggio strumenti
• Montaggio/smontaggio da parte del service (se previsto)

D) Cosa non è incluso e voci extra)

• Spazio richiesto (misure palco minimo)
• Service audio/luci (se non incluso)
• Permessi SIAE/Soundreef (se a carico organizzatore)
• Trasferta/alloggio (se non incluso)
• altro

E) Condizioni

• Validità offerta (es. 7/10/15 giorni)
• Modalità di pagamento eTermini di pagamento (contanti o bonifico, fine serata, acconto/saldo, scadenze)
• Eventuali condizioni di annullamento (es. caso pioggia)

F) Firma per accettazione

• Inserire sempre uno spazio per la firma del cliente/legale rappresentante (con timbro se si tratta di un’azienda) per accettazione da parte del cliente.
  In questo modo il preventivo risulterà a tutti gli effetti un contratto basico che ti tutela da future possibili brutte sorprese.

Band e formazioni: attenzione ai componenti (regola operativa)

Quando si tratta di band o gruppi, nel preventivo si deve tenere conto di una cosa fondamentale:

Nel preventivo devono rientrare solo:

• i soci iscritti in cooperativa Esibirsi coinvolti nella prestazioneoppure
• eventuali componenti che siano in regola per conto loro specificando che si tratta di esterni.

Questo punto è importantissimo perché evita di impostare un’offerta che poi non è coerente con la gestione corretta della prestazione. (consulta articolo dedicato ai casi di prestazioni gruppo misto soci/non soci)

La parte economica: imponibile lordo + IVA (sempre)

Nel preventivo la proposta economica deve essere formulata in modo corretto e trasparente.

Regola chiave: la proposta deve riportare:

• Imponibile lordo (la base)
• IVA (indicata separatamente)
• Totale complessivo (imponibile + IVA)

Esempio:

• Imponibile: € 100,00
• IVA 22%: € 22,00
• Totale: € 122,00

Questo evita ambiguità tipiche tipo “è IVA inclusa?” oppure “quello è il netto?”.
Il preventivo deve essere leggibile anche da un ufficio amministrativo, non solo da un organizzatore “di pancia”.

Se avete dubbi su quanto dovete fatturare per avere il netto desiderato vi ricordiamo che al link www.esibirsi.it/costi il secondo calcolatore automatico vi può essere d’aiuto.

Se il dubbio permane ovviamente è possibile chiedere conferma via mail agli uffici della cooperativa.

Come funziona con la Cooperativa Esibirsi:
tu mandi i dati, noi lo rendiamo ufficiale e lo spediamo

Per lavorare bene (e velocizzare), la cosa migliore è questa:

1. Tu ci mandi:
   • descrizione della prestazione
   • data/luogo/orari
   • cosa include / cosa è escluso
   • importo imponibile lordo + IVA (o l’imponibile e ci indichi l’aliquota da applicare se già concordata)
   • contatto cliente (mail/PEC/nome referente)
2. Noi:
   • verifichiamo che sia impostato correttamente (anche rispetto ai componenti in band e agli esterni)
   • lo prepariamo su carta intestata Esibirsi
   • e lo inviamo noi al cliente che ci indichi, in modo tracciabile e professionale.

Risultato: meno rimbalzi, meno correzioni, più probabilità di chiudere.

Errori tipici da evitare (quelli che fanno perdere tempo o credibilità)

• Scrivere solo “Concerto € 500” senza dettagli
• Non indicare se service/trasferta sono inclusi
• Non separare imponibile e IVA
• Non specificare la percentuale IVA che si applicherà
• Inserire in band persone non gestibili (non soci e non in regola autonomamente – n.b. in questo modo ti assumi la responsabilità per queste persone in caso di controlli)
• Lasciare condizioni “implicite” (pagamento, validità, annullamento)

IN CONCLUSIONE:

Se sei socio Esibirsi, appena hai una trattativa in corso mandaci la bozza o anche solo i dati: la verifichiamo, la mettiamo su carta intestata e la spediamo noi al cliente che ci indicherai.
È il modo più rapido per presentarti in modo professionale e non sbagliare impostazione.

Se non sei ancora socio, sappi che uno dei vantaggi concreti di lavorare con una cooperativa come Esibirsi è proprio questo: trasformare una trattativa “artistica” in un’offerta amministrativamente corretta e credibile anche per aziende ed enti, senza dover gestire da solo tutta la parte formale.